Gagnez en efficacité : optez pour le bulletin de paie électronique !
Le digital s’impose comme levier de croissance incontournable pour les entreprises depuis une dizaine d’années. Tous les enjeux, qu’ils soient réglementaires, environnementaux ou compétitifs, incitent à la dématérialisation des processus administratifs. Alors quoi de plus normal que de passer à la version numérique du document administratif le plus connu, le plus distribué et le plus emblématique du monde du travail ? Reconnu par la loi de 2009 et amendé par la loi El-Khomri, le bulletin de paie électronique se généralise et c’est bien normal !
La mise en place du BPE dans une entreprise est souvent le premier pas dans une démarche de transition numérique plus complète. Sautons donc ce premier pas ensemble et retrouvez tous nos conseils pour adopter le bulletin de paie électronique rapidement et facilement dans votre structure.
Topo sur le bulletin de paie
La fiche de paie est un document historique de la vie d’un employeur et d’un salarié. Cette dernière est distribuée tous les mois aux salariés sous différentes formes : papier ou électronique, envoyée par voie postale, remise en main propre, transmise par mail (grave erreur, nous y reviendrons), etc. Peu importe que le bulletin de salaire soit matériel ou non, il existe des règles et des lois à respecter.
Les informations obligatoires à mentionner sur un bulletin de paie
Le bulletin de salaire est un justificatif de paiement obligatoire, fourni par l’employeur à ses salariés. Par conséquent, la loi stipule qu’il doit contenir certaines informations essentielles et à contrario d’autres y sont interdites.
💡 A noter : si l’une des mentions obligatoires est oubliée, l’employeur peut être sanctionné d’une amende de 450€/bulletin de salaire irrégulier.
L’art et la manière de transmettre un bulletin de paie
En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’informer vos salariés de la remise de leur fiche de paie. Pour cela il existe plusieurs moyens et façons de procéder. Le document peut être remis à la main, par courrier ou par voie électronique. Toutefois, quel que soit le mode de transmission utilisé, aucun employeur ne peut exiger formellement la signature ou l’émargement du salarié.
⚠️ Attention ! Nous nous adressons ici à tous ceux qui envoient les bulletins de paie par e-mail et qui pensent être déjà passés au BPE. C’EST FAUX !
Alors oui, transmettre le document par e-mail est bel et bien un procédé d’envoi électronique. Mais non, l’envoi par e-mail d’un bulletin de paie ne respecte pas le cadre réglementaire. Les e-mails ne permettent en aucun cas de garantir l’intégrité des données (RGPD).
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Les avantages du bulletin de paie électronique
Comme évoqué précédemment, le bulletin de paie électronique est la porte d’entrée principale vers une stratégie de dématérialisation plus globale dans une entreprise. Cela n’est pas anodin car c’est à la fois un avantage compétitif et économique pour les entreprises. Aujourd’hui, dématérialiser vos bulletins de paie relève d’un enjeu capital tout en bénéficiant de nombreux avantages.
Gagnez du temps et de la productivité : parlez-en à votre service RH ?! Les bulletins de paie sont synonymes de tâches chronophages et fastidieuses. Alors automatisez ! Dématérialiser les fiches de paie permet de les envoyer en un seul clic à tous les collaborateurs.
Faites des économies : adieu les stocks de papier, les cartouches d’encre, l’affranchissement des enveloppes, la maintenance des imprimantes, etc.
Sécurisez vos données : qui dit BPE dit coffre-fort numérique. En effet, les BPE doivent être archivés dans un espace personnel sécurisé. Ce combo gagnant vous garantit d’être en conformité avec la législation.
Assurez l’intégrité des données : en dématérialisant vos bulletins de paie vous avez la possibilité de les signer électroniquement. Une façon supplémentaire de sceller le document et de prouver que vous avez rempli vos obligations en temps et en heure.
Mise en place du bulletin de paie électronique, les obligations de l’employeur
On ne le répétera jamais assez mais tout comme la version papier, le bulletin de paie électronique est un document légal. Depuis le 13 mai 2009, le Code du Travail lui donne la même valeur juridique que son homologue ancestral.
Jusqu’au 31 décembre 2016, la mise en place du bulletin de paie numérique était soumise à l’accord préalable du salarié. Ce qui n’est plus le cas aujourd’hui, toutefois la loi encadre drastiquement son déploiement.
Loi El-Khomri, ce que ça a changé
Depuis le 1er janvier 2017, la loi El-Khomri autorise l’employeur à dématérialiser les bulletins de paie sans avoir le consentement préalable du salarié. Le choix est fait “par défaut”, mais comme toutes les décisions unilatérales de l’employeur (DUE), un délai de 30 jours est à respecter. C’est-à-dire que l’employeur doit prévenir ses salariés du passage au BPE 1 mois avant qu’il ne soit effectif.
Le salarié a quant à lui la possibilité de refuser le recours au BPE. Le dirigeant a alors un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveau un bulletin papier, remis en main propre ou par voie postale.
Intégrité, confidentialité, accessibilité et disponibilité, les règles à respecter
La loi stipule que la distribution des bulletins de paie doit se faire “dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la confidentialité, l’accessibilité et la disponibilité des données”.
– Intégrité : elle est possible grâce à la signature électronique. Celle-ci scelle le document à l’aide d’un certificat électronique et complète ainsi le dossier de preuves.
– Confidentialité : envoyer et stocker les BPE dans des coffres-forts numériques nominatifs permet de remplir cette condition. En effet, l’employeur a ainsi la garantie que la distribution a été faite à la bonne personne et que le document n’a pas été altéré.
– Accessibilité : la version digitale de la fiche de paie doit être stockée, consultable et facilement utilisable, pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié.
– Disponibilité : le salarié doit pouvoir accéder à ses documents à tout moment, et cela, même s’il quitte l’entreprise.
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